Die Windows Sharepoint Services Workflows stellen eine leistungsfähige Plattform dar um Unternehmensprozesse und Arbeitsabläufe nachvollziehbar und transparent darzustellen.

Oftmals ist für einen Arbeitsschritt oder einen Ablauf nicht nur eine einzige Person zuständig, was auch aus Gründen der Redundanz wichtig ist. Außerdem sollen Arbeiten die zu bestimmten Terminen erledigt sein müssen auch sicher bis zur entsprechenden Deadline abgewickelt und etwaige Probleme behoben sein.

Um dieses automatisiert sicherstellen zu können hat Microsoft die Workflow Foundation kurz WF entwickelt und stellt diese in aktuellen Betriebssystemen als kostenlosen Bestandteil des .Net Frameworks zur Verfügung. Auf dieser Plattform basieren die Windows Sharepoint Services Workflows.

Man kann zu jedem Listenelement oder Dokument in einer Bibliothek Workflows ausführen lassen, wenn sie in der entsprechenden Liste oder dem Workflow aktiviert und konfiguriert sind. So gibt es beispielsweise einen "drei Status Workflow", mit dessen Hilfe alle Abläufe abgewickelt werden können, welche sich in drei Abschnitte einteilen lassen. Das sind im Arbeitsalltag schon sehr viele. Denkbar sind etwa Aufgaben, welche in „nicht Begonnen“, „in Arbeit“ und „Erledigt“ eingeteilt werden können. Mit jedem Status oder einem Wechsel von einem in einen anderen lassen sich bestimmte Aktionen wie Email versenden, Einträge in Verlaufslisten, oder das Zuweisen einer Aufgabe verknüpfen. Auf diese Art kann eine Abteilungsleiter zu jeder Zeit feststellen an welchem Punkt eine bestimmte Aufgabe angelangt ist, wer sich darum kümmert, oder wo es Probleme gibt.

Ein konkretes Beispiel ist eine Abo- oder Lizenzverwaltung. Jede Lizenz hat eine definierte Laufzeit, also ein Start- und ein End-Datum. Läuft eine Lizenz aus und wird nicht verlängert muss das entsprechende Produkt neu gekauft werden. Also ist es wichtig diese Zeitpunkte nicht zu verpassen. Ein automatisch ablaufender Job prüft jetzt jede Nacht, ob irgendeine Lizenz sich auf eine bestimmte Tageszahl dem Ablaufdatum genähert hat. Ist dieses eingetreten wird für diese Lizenz automatisch ein Workflow gestartet und der Gruppe Vertriebsmitarbeiter eine entsprechende Aufgabe zugeordnet, welche jetzt einer der Vertriebsmitarbeiter übernehmen muss. Wenn der Mitarbeiter die Verlängerung oder auch das bewusste Auslaufen der Lizenz abgewickelt hat ist der Workflow erledigt. Die Gefahr, dass sich niemand kümmert ist nicht mehr gegeben, alle Vorgänge werden protokolliert und sind nachvollziehbar.

Es gibt einen Standard Wokflow, den oben genannten "drei Status Workflow". Des Weiteren kann man mit Hilfe des Sharepoint Designers eigene einfache Workflows erstellen.  Eine weitere mächtige Möglichkeit  ist  mit Hilfe von Microsoft Visual Studio eigene Workflows zu programmieren, hier sind der Fantasie keinerlei Grenzen gesetzt und man kann Workflows beliebiger Laufzeit und Komplexität erstellen.