Alle Inhalte in einer Windows Sharepoint Services Organisation basieren auf Listen. In diesen werden alle benötigten Informationen organisiert und angelegt. Sie enthalten Standard-Spalten wie zum Beispiel Titel, Start- und End-Datum, wer die letzte Änderung durchgeführt hat und vieles mehr. Listen sind extrem flexibel, da sie vollkommen frei organisiert werden können. Wenn für eine bestimmte Information kein Standard-Datentyp vorhanden ist legt man einfach mit wenigen Mausklicks einen an. Dieser Spaltentyp steht somit unmittelbar zur Verfügung. Die Inhalte aus Listen lassen sich beliebig verknüpfen, somit können Inhalte aus einer Liste als Auswahlfelder in einer anderen Listen dienen.

Ein einfaches Beispiel ist eine Liste in der ein Unternehmen zum Beispiel Leihstellungen verwaltet um immer einen Überblick zu haben welche Leihstellungen von wem an welchen Kunden wann herausgegeben wurden. Um dieses zu erreichen legt man einfach eine Liste mit den Materialien an welche verliehen werden können. Diese werden dann als „Nachschlage-Spalte“ in der eigentliche Liste eingefügt, welche darüber hinaus den Kunden, das Verleih Datum, das Rückgabe Datum, den Verleiher und einen kurzen Hinweistext enthält. Hier kann man jetzt auf einen Blick sehen, welche Materialien sich wo befinden und wer näheres dazu weiß.

Durch das Definieren entsprechender Ansichten kann man sich zum Beispiel alle Leihstellungen anzeigen lassen, welche ein bestimmter Mitarbeiter veranlasst hat, oder auch welche Leihstellungen noch offen sind. Um in einer solchen Liste viele Elemente gleichzeitig zu bearbeiten gibt es besondere Ansichten, wie zum Beispiel eine Datenblatt-Ansicht. In dieser lässt sich eine Liste, ähnlich wie in Microsoft Excel, komfortabel editieren. Die Erstellung dieser Liste dauert auch für noch ungeübte Sharepoint Benutzer gerade einmal wenige Augenblicke. Der Nutzen allerdings, dass ab sofort an jedem PC mit einem Internet Explorer alle berechtigten Mitarbeiter immer sofort einen genauen Überblick haben und keine Leihstellungen mehr vergessen werden, weil nicht mehr nachvollziehbar ist was wohin gegangen ist, ist sicherlich enorm.

Auf diese Weise lassen sich viele sinnvolle Informationen nachvollziehbar und strukturiert ablegen um Vorgänge im Unternehmen transparenter zu gestalten.