Ganz ähnlich wie Listen stellen sich die Dokumenten-Bibliotheken, kurz Libraries dar.

Sie basieren auf Listen, stellen also alle Funktionalitäten zur Verfügung, welche eine Liste auch bietet. Der Dreh- und Angelpunkt einer Library ist allerdings, wie der Name schon sagt, ein Dokument. Ein Dokument kann so ziemlich alles sein was es in der modernen IT-Welt so gibt, wie zum Beispiel das klassische Word Dokument, ein Excel Sheet, eine Text Datei, ein PDF Dokument, eine CAD Zeichnung,…

Sinn und Zweck ist es, das Dokument in einer Bibliothek so abzulegen, dass man auf den ersten Blick erkennt was es ist. Durch weitere Spalten kann man das Dokument mit zusätzlichen Informationen versehen, zum Beispiel wer es verfasst hat, ab wann es gültig ist, welchen Versionsstand es hat und, wie bei den Listen auch, zusätzlich beliebige frei definierbare Eigenschaften.

Ein klassisches Problem in vielen Unternehmen ist, dass man nie so genau weiß ob man die aktuelle Fassung zum Beispiel der AGB vor sich hat, was durch den rechtlichen Charakter den dieses Dokument besitzt von besonderer Bedeutung ist. In der Praxis geistert ein solches Dokument oft durch die Postfachspeicher des Unternehmens, da es häufig von einer Abteilung in die andere per Email versendet wird, oder es an unzähligen Stellen im Dateisystem lagert, abhängig davon wer so alles an ihm gearbeitet hat.

Wenn man jetzt für irgendetwas dringend die aktuellen AGB benötigt, zum Beispiel um sie einem umfangreichen Angebot beizufügen geht das übliche Verfahren los: Es suchen im Zweifel gleich mehrere Mitarbeiter im Postfach und an den bekannten letzten Aufenthaltsorten dieses Dokumentes und versuchen anhand eines mehr oder weniger einheitlichen Versionsstandes zu ermitteln, welches wohl die aktuelle Fassung ist. Das kostet Zeit, Speicherplatz und im schlimmsten Fall wird eine alte AGB mitgeliefert und führt irgendwann zu rechtlichen Problemen.

Die bessere Lösung: Man legt dieses sehr wichtige Dokument an exponierter Stelle, zum Beispiel unter der Rubrik „Rechtliches“ ab, nachdem diese Bibliothek mittels eines einzigen Mausklicks zur Versionierung veranlasst wurde. Von nun an wird jede neue Fassung dieses Dokumentes zusätzlich zur alten, versehen mit einer eindeutigen Version und einem Kommentar, abgelegt. Zu jeder Zeit weiß man wo die aktuellste Version liegt, und kann außerdem sofort auf alle alten Versionen zurückgreifen. Der Aufwand: Einmal eine Minute.

Ein weiteres Feature ist die Benachrichtigung. Wenn man über alle Änderungen in einer Bibliothek oder auch an einem einzigen Dokument Bescheid wissen möchte, aktiviert man per Mausklick die Benachrichtigung. Von nun an bekommt man sofort eine Email, wenn jemand eine Änderung durchführt.

Ähnlich verhält es sich mit Genehmigungen, wenn man zum Beispiel möchte, dass bestimmte wichtige Dokumente vor der Veröffentlichung noch einmal einer Revision unterzogen werden, wie zum Beispiel durch einen Abteilungsleiter. So wird einfach genau wie bei der Versionierung oder der Benachrichtigung dieses Feature aktiviert. Wenn jetzt in einer solchen Bibliothek ein Dokument erstellt wird, muss zuerst eine befugte Person dieses genehmigen, ansonsten bleibt es für alle anderen Benutzer „unsichtbar“.

Ein Highlight ist die Volltextsuche. Diese steht zwar für alle Ablagetypen zur Verfügung, aber der eindeutig mächtigste Einsatzbereich ist natürlich die Dokumentenbibliothek. Alle hier gespeicherten Dokumente werden von der Volltextindizierung erfasst und in einer Datenbank abgelegt. Man kann nun ähnlich wie bei den bekannten Internetsuchmaschinen im Unternehmenswissen nach Textpassagen suchen und erhält sofort eine Liste mit allen Fundstellen und -orten. Dieses funktioniert unabhängig davon ob es sich um ein Word Dokument, eine PDF Datei, eine CAD Zeichnung oder irgendein anderes Format handelt. Einzig ein entsprechender Filter (iFilter für den Dokumententype) wird benötigt. Dieses ist ein kleines Programm, welches dem Sharepoint System ermöglicht in diesen Datei-Typen zu suchen. Diese Filter werden von einer Vielzahl an Herstellern zu den von Ihnen eingesetzten Dateiformaten geliefert. Die Volltextsuche ist unbezahlbar, in Sekunden findet man Dokumente nach denen man früher lange oder vollends vergeblich gesucht hat.